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El tiempo es oro

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“El tiempo es oro”, suele decirse y en parte la razón se da a que, una vez el tiempo pasa no regresa, y sea que lo hayas empleado correcta o incorrectamente, no puedes retroceder al pasado para volver a tomar y hacer un buen uso de ese tiempo que has malogrado o perdido.

Si lo analizas, el tiempo no lo puedes ver, y puede tender a ser subjetivo, pero, el curso del tiempo pasa factura, y los años llegan y pasan y podemos llegar a un punto en el que hemos visto la vida pasar y no tener nada en nuestras manos, en nuestras vidas y sentimos que estamos vacíos y que hemos perdido el tiempo.

El uso eficaz del tiempo, debe verse no solo como una tarea y responsabilidad de nosotros los humanos en los ámbitos laborales, en la vida, empleamos mucho tiempo pensando en qué camino elegir o qué riesgo no tomar, y vamos por la vida diciéndonos a nosotros mismos, que el día de mañana comenzaremos la dieta, que el fin de semana me tomaré unos minutos para descansar, que mejor en la noche le llamaré a mi madre para saludarla, que quizá es mejor esperar que deje de llover para salir a jugar.

Pero, ¿por qué no sales a jugar bajo la lluvia? ¿por qué no le llamas en ese momento a tu madre? ¿por qué esperar a mañana para comenzar tu dieta o un plan de ejercicios? ¿por qué no duermes hoy si te sientes tan cansado?

Los seres humanos somos expertos en poner excusas, y somos unos profesionales en procrastinar, en posponer, en dejar las cosas para después, para más tarde, para otro día.

¿Te has puesto a pensar que quizá mañana, la próxima semana o el otro mes, ya sea demasiado tarde?

Muchas personas dejamos a un lado nuestra vida por ocuparnos más del trabajo, no nos detenemos a pensar que pasamos 8-10-12 horas al día en nuestro trabajo, y a nuestros hogares llegamos únicamente a dormir, y si acaso, pasamos 4 horas al día con nuestra familia, y las 8 horas restantes las pasas durmiendo. ¿Haz hecho la cuenta del tiempo que te queda para vivir tu vida?

Si tu respuesta a la pregunta anterior no te llena ni te satisface y te deja con incertidumbre y preocupación, no te preocupes, nunca es tarde, la vida no termina hoy, pero si no comienzas a vivirla desde hoy y vas por el camino dejando todo para después sin ocuparte de lo realmente importante, la perderás como quien pierde una oportunidad que no vuelve jamás.

Aunque no lo creas, cuando hablamos del tiempo perdido, la mayoría nos sentamos a pensar que la mayor cantidad de tiempo mal logrado lo haces en tu trabajo, en tu oficina, en tu empresa. Pero ¿sabes también que muchos de nosotros perdemos el tiempo porque caemos en el conformismo? Probablemente, nunca veremos a un empresario pasar horas y horas en sus redes sociales, a menos que parte de su labor sea atender las redes sociales empresariales, de lo contrario, su ocupación principal es lucrarse, hacer dinero, generar nuevos negocios, y aunque suene fuerte DESPEDIR GENTE QUE NO TIENE CLARO LO QUE QUIERE Y QUE MALGASTA EL TIEMPO DE TRABAJO.

Así es la vida, y no solo en el trabajo pasan estas cosas, muchas parejas se divorcian porque su cónyuge no tiene metas, porque no trabaja por superarse. Los novios. Muchos noviazgos llegan a los 5-7 o hasta 10 años, y terminan separándose, porque nunca trabajaron por un objetivo en común, nunca le pusieron un nombre a sus metas y su relación terminó diluyéndose como agua en el lavamanos.

Si lo ves, a este punto te he llevado a un lugar alejado del trabajo y de la oficina y de las ocupaciones laborales, ¿por qué crees? Simplemente, porque como seres humanos que somos, el abordaje de un problema debe verse desde el centro de la persona, porque el ser humano, en su inteligencia emocional, es capaz de construir y también de destruir, y si no tiene claro lo que quiere, lo que busca, lo que necesita, y no hace un buen uso de su tiempo de vida, simplemente estará destinado al fracaso, en cualquier área de su vida que emprenda.

El cerebro humano es capaz de hacerte ver monstruos y hacerte viajar y lograr las metas por las que sueñas, por las que luchas y por las que trabajas, pero todo tiene un guion básico que seguir: Tener claro lo que queremos, establecer una hoja de ruta para lograrlo, y esforzarse todo lo que sea necesario para llegar a esa meta.

Por eso, al tiempo hay que darle un buen uso, ya que, si no seguimos este guion, muy difícilmente lograremos concluir las metas que nos hemos propuesto.

La postergación: el hábito de dejar todo para después

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La RAE define la postergación como “Dejar una cosa para hacerla después de otra que se tenía previsto realizar”. Asimismo también puede entenderse como la conducta de dejar las cosas para más tarde. Aplazar, retrasar también son válidos, pero, el trasfondo de esta actitud es, dejar para después lo que se puede, o más bien, se DEBE hacer hoy. La postergación es un mal de nuestros tiempos, dejar de hacer las cosas que se tienen que hacer, no solo genera estrés, sino que, te evita conseguir tus objetivos en el tiempo que te habías propuesto, y, generalmente, te implica un retraso en el tiempo y pérdida de energía y esfuerzos, y si se quiere, también económicos.

La postergación debemos saber, es un acto voluntario, desde que nosotros elegimos no hacer algo, por hacer otra cosa, ya es una decisión nuestra, pero, por ser una decisión voluntaria, trae como consecuencia, un estrés anormal y una sobrecarga de trabajo, si esto se convierte en una norma y no en una excepción.

Decirte a ti mismo, que no vas a iniciar un proyecto de estudios este año porque “quieres tomarte un año sabático”, por ejemplo, en el supuesto que en tu trabajo te requieren estudios superiores para poder lograr un ascenso, pero tú, simplemente decides no continuar tus estudios, porque te sientes cansado, porque no quieres esforzarte o porque simplemente no te interesa estudiar ese año en particular, eso es postergar, y lo que, trae como consecuencia un déficit en el alcance de tus metas.

Muchas personas dicen que son más productivos cuando trabajan bajo presión, y pueden más o menos estar correctos o equivocados, no es necesario ponerte presión extra encima para ser más productivo, tampoco puedes o deberías no elegir en esperar que el “deadline” te coma vivo y no te deje tranquilo, que pases noches trabajando en un proyecto para el cual tuviste 2 o 3 meses para realizarlo, pero has venido postergándolo y esperas hasta la última semana para comenzar a trabajar porque según tú, tienes mejores resultados cuando trabajas bajo presión.

Te equivocaste en tu trabajo y tienes obligatoriamente que hablar con tu jefe para comunicarle tu error, pero no lo haces por el temor a ser reprendido y por las consecuencias que según tú, vas a pagar por equivocarte. Tu jefe termina dándose cuenta por otros medios y claro está, te reprende porque no dijiste las cosas en su momento, porque esperaste demasiado tiempo para comunicarlo, y porque, peor aún, no te acercaste con él con una solución al problema, sino que, simplemente, hiciste caso omiso y te importó poco o nada solventar tu error.

Dejar todo para mañana. Te has preguntado, ¿cuántos “lo voy a hacer mañana” te has dicho en el año anterior, y ya ha pasado ese año y tampoco lo has hecho?

¿Sabes que dejar todo para después, puede ser el peor error que puedes cometer? ¿sabes que de un momento a otro, tu “programación” del tiempo, en función de la postergación, puede cambiar y dejarte “sin tiempo” para hacer las actividades que has postergado?

¿Tienes idea a este momento, cuántas oportunidades has desaprovechado porque no has comenzado a trabajar cuando debiste?

La postergación requiere una intervención interior, pues, como mencioné anteriormente, es un acto voluntario en el que únicamente interviene la decisión propia y no otras personas, por ello, el factor mental es importante trabajarlo para poder vencer poco a poco el mal hábito de la postergación.

Para ello, puedes aplicar las siguientes tácticas:

  • Decirte a ti mismo, que lo que estás a punto de emprender no es difícil, que poco a poco lograrás comprender la tarea y que, el objetivo que te has trazado lo comenzarás a cumplir paso a paso. Siéntete experto en lo que tu haces, y que eso te ayudará a comenzar el “camino difícil” que mentalmente te has imaginado.

  • No intentes comerte la ballena de una sola vez. Está claro que hay actividades que requieren un mayor esfuerzo, y esto, es fundamental a la hora de decidir postergarla, pues, creemos que es algo que nos tomará demasiado tiempo, sin embargo, una vez vas paso a paso y trabajando a diario por los objetivos, comenzarás a darte cuenta lo equivocado que estabas, y que, es mucho más fácil de lo que imaginabas.

  • Dedícale poco tiempo, unos 10 minutos si a caso, y establece que al cabo de 10 minutos cambiarás de actividad para sentirte más alegre. Cuando menos lo pienses te habrás sumergido tanto en esa actividad que los 10 minutos los multiplicaste por 100 y no querrás dejar de hacerlo porque ya te gustó trabajar en ella. Lo importante en este punto es crear el hábito de iniciar el trabajo, una vez aprendas a dar el primer paso, todo lo demás te será más fácil y tus esfuerzos se verán mayormente recompensados y mejor aún, se convertirá en una rutina.

  • Trabaja en un ambiente diferente. Es normal, las personas necesitamos variedad, y mucha. Algunos somos muy exigentes en cuanto al ambiente en el que estamos laborando, necesitamos variedad, necesitamos movernos, necesitamos cambiar de ambiente. De vez en cuando y en ocasiones en las que necesites iniciar nuevos proyectos, sal del ambiente normal de trabajo, siempre que te sea posible, y acomódate en otro lugar que te presente mejores condiciones, un ambiente más fresco, con mejor iluminación, en un parque o en un jardín. Pero cambia el ambiente. Si necesitas concentrarse, vete a una biblioteca y sumérgete en el silencio y la condición propicia para concentrarte que tanto buscas. Muchos, no iniciamos ni damos el primer paso porque no nos encontramos cómodos en el ambiente en el que nos encontramos.

  • Sal del conformismo. Planea retos, genera ideas, márcate metas apasionantes. No te quedes sentado, o acostado, plantéate iniciar un nuevo proyecto, algo que sepas que puedes lograr y en lo cual eres experto.

  • Planifica. Las personas que planifican tienen mejores resultados, los que no, no tienen una hoja de ruta, desconocen el camino y pierden el tiempo dando vueltas en círculos sin saber dónde empezar.

 

Ahora que ya lo sabes, es momento de dejar de postergar y comenzar a actuar lo antes posible.

¿Cómo saber si estamos empleando el tiempo correctamente?

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Nosotros, tendemos a perder más tiempo del que creemos, pero, desafortunadamente, no siempre somos conscientes de esas pérdidas, pero, aunque no nos demos cuenta, si podemos identificar perfectamente cuáles son las causas principales por las que perdemos el tiempo y no somos eficaces en el manejo del mismo.

El punto de arranque siempre será la identificación personal de nuestro tiempo. Para ello, es indispensable cronometrar, calcular, identificar, y ANOTAR las actividades que realizamos diariamente y cuánto tiempo nos toma cada una de estas, a fin de lograr hacer una buena identificación de las causas de nuestra pérdida de tiempo.

El registro debería tomarte no más de 2 semanas y el análisis y estudio, al menos 1 semana más, en la cual, deberás hacer conciencia y sacar conclusiones sobre cuáles son las causas de la perdida de tu tiempo.

Un análisis concreto y puntual, debería comprender los siguientes aspectos:

  • Anotar las actividades que realizamos diariamente. Comprendidas estas desde que nos levantamos hasta que nos vamos a la cama.
  • Marcar el tiempo que nos toma cada una de esas actividades
  • Identificar causas, motivos o razones por las que emprendemos otras actividades fuera de las grandes actividades que realizamos a diario. Por ejemplo, si estás elaborando un reporte, decidiste darte un “break” de 1 hora para ver tus redes sociales. Este es un claro ejemplo de una causa de pérdida de tiempo.
  • Identificar cuáles son los puntos críticos o aquellos “en rojo” que nos hacen perder demasiado tiempo.

A partir de este análisis tendríamos que tener claro en qué empleamos nuestro tiempo y en qué lo estamos perdiendo.

La idea es ser lo suficientemente honestos y claros con nosotros mismos, y tomar conciencia de aquellas actividades que nos desvían de nuestras metas y objetivos. Si no eres sincero contigo mismo, no valdría para nada la pena hacer este ejercicio si no vas a sacar conclusiones reales o vas a seguir en el mismo camino que llevas actualmente.

Conceptos básicos para la elaboración de un Mapa de Riesgos

¿Qué es un Mapa de Riesgos?

Se entiende por Mapa de Riesgos, el documento que contiene información sobre los riesgos laborales existentes en la empresa. Permite identificar los peligros, localizar y valorar los riesgos existentes, así como conocer el grado de exposición a que están sometidos los diferentes grupos de trabajadores afectados por ellos.

La Ley General de Riesgos en los Lugares de Trabajo, establece en el artículo 8 la responsabilidad del empleador para identificar y evaluar los riesgos, controlar y dar seguimiento permanente a éstos, para evitar accidentes. Es por ello, que el Mapa de Riesgos es uno de los pilares sobre los que descansa la prevención de los riesgos en la empresa.

Una de las labores más importantes, es vincular e integrar la acción preventiva en el sistema general de la empresa, es decir, que el giro comercial de la misma, adopte una cultura preventiva y establezca los criterios y reglas de juego que se deben cumplir en materia de prevención para evitar accidentes y crear la conciencia de los trabajadores sobre los peligros que enfrentan y las medidas que deben adoptar para realizar un trabajo seguro.

Objetivos del Mapa de Riesgos

Los objetivos principales del mapa de riesgos, particularmente se enfocan en:

  • Identificar, localizar y valorar los riesgos existentes en la empresa y las condiciones de trabajo relacionados con ellos.
  • Conocer el número de trabajadores expuestos a los diferentes riesgos en función de departamentos o secciones, horarios y turnos.

Esto indica que, para establecer y desarrollar nuestro mapa de riesgos, el primer paso consiste en la identificación de los riesgos que existen en nuestra empresa, evaluarlos y establecer las medidas a implementar para la reducción, control o eliminación de éstos. Además, es indispensable poder conocer las condiciones de trabajo a las que afectan y por supuesto, el número de trabajadores que se ven condicionados a trabajar bajo esos factores y además, el tiempo de exposición.

¿Cómo hacerlo y por dónde empezar?

Seguramente, te preguntarás, ¿cómo hacerlo o por dónde empezar?

La labor de localización de los riesgos puede hacerse desde dos vías:

  • Determinar y estudiar cada uno de los diferentes puestos de trabajo existentes en la empresa. Es decir, revisar las funciones principales de cada puesto de trabajo para lograr identificar los riesgos derivados de la actividad de uno o más trabajadores que desempeñan una misma función. Debe considerarse la investigación profunda del proceso de trabajo desempeñado, las máquinas utilizadas, horarios de trabajo, preparación del trabajador, experiencia, formación, condición física del trabajador, si tiene o no alguna discapacidad, si padece alguna enfermedad crónica o tiene algún tipo de medicamento perenne, entre otros factores que pueden o deben considerarse para la evaluación.

Consecuentemente, este estudio nos dará como resultado los diferentes peligros a los que el trabajador se encuentra expuesto en el cargo desempeñado y su actividad laboral.

  • Análisis del proceso de producción. Esto es, a manera global, es decir, el análisis del ciclo de trabajo completo, sin determinarse con exactitud los puestos de trabajo, sino, enfocados en las actividades globales que se llevan a cabo para completar por ejemplo un proceso de producción, tales como, un producto alimenticio enlatado, detallando paso a paso el inicio y el fin del proceso, determinando en éste, los riesgos que puedan identificarse y que pueden afectar, tanto al trabajador como al producto y por consecuencia, la empresa en sí.

Para este trabajo, se deben tener las líneas claras de investigación a seguir, se puede hacer uso incluso de una encuesta o entrevista con los trabajadores, la cual aportará un mayor número de insumos que determinará a grandes rasgos aquellos riesgos a que el trabajador está sometido. Debe tenerse en cuenta también, que el trabajador es el que más conoce su proceso de trabajo, conoce sus formas y maneja sus tiempos, por ello, una entrevista o una guía de preguntas bien estructurada, puede dar más luces y aportar mayores elementos para un abordaje integral de los riesgos.

UN PUNTO IMPORTANTE A TENER EN CUENTA: al elegir el método de trabajo debe considerarse aquella que englobe un mayor número de trabajadores en simultáneo, por ello, la elección de un método de entrevista puede ser agotador al abordar a más de 50 trabajadores, eso es un punto a tener en cuenta, por lo tanto, se recomienda que este instrumento es más efectivo cuando la empresa es pequeña, y el trabajo puede incurrir en poco tiempo de ejecución. No obstante, el analista de riesgos será quien decida cuál o qué método le resulte más favorable a la hora de abordar el proceso de investigación previa de los peligros.

Construcción del Mapa de Riesgos

Para la elaboración del Mapa de Riesgos, se debe seguir, lo que establece la Ley General de Prevención de Riesgos y su Reglamento, en cuanto a la simbología a utilizar, la cual debe seguirse a cabalidad para que tenga un impacto real y no genere dudas en cuanto al tipo de señal a utilizar para identificar los riesgos.

El reglamento general de SSO establece en los artículos 98 y siguientes, la señalética de prevención que debe utilizarse, tanto para señalizar los riesgos en la empresa, mismos que también son aplicables a la hora de elaborar el mapa de riesgos, pero se conjugan con otros elementos para obtener un mejor resultado.

Por ejemplo, las señales de advertencia son claves para la identificación de los riesgos:

Pero las señales, por sí solas, no completan la acción de información, para efectos de conocer el impacto o el estado actual del riesgo evaluado, es importante complementarlo con los siguientes elementos:

En ese sentido, la utilización de estos elementos nos daría como resultado, por ejemplo la siguiente tabla de riesgos:

Después de finalizada esta tarea, lo siguiente es elaborar un mapa de riesgos, el cual consiste en colocar los riesgos en un croquis o mapa de las instalaciones de la empresa donde están ubicados los riesgos.

Una vez terminado el Mapa de Riesgos, la labor dentro de la empresa se traslada a la siguiente instancia, comunicar los riesgos, formar a los trabajadores sobre ellos, establecer medidas y gestionar el riesgo.

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